Het huurcontract bepaalt de klus
Bedrijfsruimte valt onder een ander regime dan woonruimte. In vrijwel alle zakelijke huurcontracten, meestal op basis van het ROZ-model, staat dat het pand in de oorspronkelijke staat wordt opgeleverd. Dat betekent: alle door de huurder aangebrachte zaken eruit, en het pand terug naar casco of naar de staat volgens het opleveringsrapport.
In de praktijk gaat het om systeemplafonds, scheidingswanden, dataverkabeling, pantry's, vloerbedekking, verlichtingsarmaturen, luchtbehandeling en bij winkels om de complete winkelinrichting. Dat is bouwwerk en geen verhuizing, en het verklaart waarom een zakelijke ontruiming per vierkante meter duurder uitvalt dan een woning.
Zoek het opleveringsrapport uit de begintijd
Bij zakelijke huur is dit document vrijwel altijd opgemaakt, inclusief foto's. Het bepaalt precies wat terug moet en wat mag blijven. Zonder dat rapport wordt de discussie met de verhuurder een schatting achteraf.
Data en archief
Papieren archief met persoonsgegevens mag niet bij het oud papier. De AVG verplicht tot een passende vernietiging, wat in de praktijk betekent: vernietiging volgens een erkende norm met een vernietigingscertificaat. Dat certificaat is het bewijsstuk bij een latere controle.
Voor computers, servers, telefoons en kopieerapparaten geldt hetzelfde. In een kopieermachine zit een harde schijf met scans van alles wat er ooit doorheen is gegaan. Datadragers horen gewist of fysiek vernietigd te worden, met een verklaring erbij. Informatie over de regels staat op https://www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.
Afvalstromen bij een bedrijfspand
| Stroom | Regel |
|---|---|
| Elektrische apparatuur | Valt onder de regeling voor afgedankte elektrische apparaten, gescheiden inleveren bij een erkende verwerker |
| Tl-buizen en armaturen | Kwikhoudend, aparte inzameling verplicht |
| Koel- en vriesapparatuur | Koudemiddel moet door een gecertificeerd bedrijf worden afgetapt |
| Bouw- en sloopafval | Gescheiden aanbieden, meestal per container en per ton afgerekend |
| Gevaarlijke stoffen | Verf, oplosmiddelen, accu's en gasflessen via een erkende inzamelaar met begeleidingsbrief |
| Bedrijfsafval algemeen | Niet via de gemeentelijke milieustraat, die is voor particulieren |
Winkelpanden
Een winkel bevat vaste inrichting die zelden zonder schade te verwijderen is: wandpanelen, schappen, kassabalie, koeling, verlaagde plafonds, ledrails en soms een sprinklerinstallatie. Bij een franchiseformule zit er bovendien een merkgebonden inrichting in die volgens de formuleovereenkomst terug moet naar de franchisegever of vernietigd moet worden.
Restvoorraad is een aparte vraag. Doorverkoop aan een partijhandel levert een fractie van de inkoopwaarde op, maar scheelt afvoerkosten en vult de laatste dagen van een liquidatie.
Planning
Contract en opleveringsrapport naast elkaar
Bepaal wat er precies terug moet. Vraag de verhuurder om een schriftelijke bevestiging van de eisen.
Data en archief eerst
Vernietiging plannen voor de ontruiming, want daarna is niet meer te achterhalen wat waar stond.
Herbruikbaar apart zetten
Kantoormeubilair, vergaderstoelen en recente apparatuur hebben restwaarde die de rekening drukt.
Ontruimen en demonteren
Eerst los meubilair, dan inrichting, dan bouwkundige zaken. Dat scheelt manuren en containerritten.
Herstel en oplevering
Wanden dichten, vloeren egaliseren, plafonds herstellen, schoonmaak en oplevering met de verhuurder erbij.
Veelgestelde vragen
Moet een bedrijfspand casco worden opgeleverd?
Meestal wel. Het ROZ-model gaat uit van oplevering in de staat bij aanvang. Afwijkende afspraken staan in de allonge of in de opleveringsstaat.
Kan een ontruiming buiten kantooruren?
Ja, en bij winkelcentra en kantoorverzamelgebouwen is dat vaak verplicht vanwege de huisregels en de beschikbaarheid van de lift.
Hoe zit het met huurdersinvesteringen die zijn afgeschreven?
Afschrijving in de boekhouding zegt niets over de opleververplichting. Bepalend is wat in het contract en het opleveringsrapport staat.
Wie regelt de archiefvernietiging?
Ontruimingsbedrijven werken hiervoor samen met een gecertificeerde vernietiger. Vraag altijd om het vernietigingscertificaat.
Zakelijke ontruiming
Woningontruiming De Ster ontruimt kantoren, magazijnen en winkels inclusief demontage en herstel. De pagina over bedrijfspanden staat op woningontruimingdester.nl/bedrijfspand-ontruimen/, die over winkels op woningontruimingdester.nl/winkel-ontruimen/.